Regulamin organizacyjny

Dyrektora Nowodworskiego Centrum Usług Wspólnych

z dnia 30 lipca 2021 r.

w sprawie wprowadzenia Regulaminu organizacyjnego Nowodworskiego Centrum Usług Wspólnych.

Na podstawie § 8 Statutu Nowodworskiego Centrum Usług Wspólnych (Uchwała Nr XVI/237/20 Rady Miejskiej w Nowym Dworze Mazowieckim z dnia 20 października 2020 r. w sprawie utworzenia jednostki budżetowej „Nowodworskie Centrum Usług Wspólnych” oraz nadania jej statutu z późn. zm.) – zarządzam co następuje:

• 1. Wprowadzam Regulamin organizacyjny Nowodworskiego Centrum Usług Wspólnych w brzmieniu Załącznika do niniejszego zarządzenia.

• 2. Traci moc zarządzenie nr 2/2021 Dyrektora Nowodworskiego Centrum Usług Wspólnych z dnia 1 kwietnia 2021 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu organizacyjnego Nowodworskiego Centrum Usług Wspólnych.

• 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

D y r e k t o r

(-)Mariusz Ziółkowski

Załącznik do Zrządzenia Dyrektora NCUW Nr 26/2021
z dnia 30 lipca 2021 r

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

NOWODWORSKIEGO CENTRUM USŁUG WSPÓLNYCH

Postanowienia ogólne

• 1. 1. Regulamin organizacyjny Nowodworskiego Centrum Usług Wspólnych określa szczegółową organizację i zasady funkcjonowania Nowodworskiego Centrum Usług Wspólnych.

2. Przepisy Regulaminu organizacyjnego obowiązują wszystkich pracowników, zatrudnionych w Nowodworskim Centrum Usług Wspólnych, bez względu na stanowisko, rodzaj umowy i wymiar czasu pracy oraz bez względu na okres, na jaki zawarto umowę.

• 2. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:
• Mieście – rozumie się przez to Miasto Nowy Dwór Mazowiecki,
• Burmistrzu – rozumie się przez to Burmistrza Miasta Nowy Dwór Mazowiecki,
• NCUW – rozumie się przez to Nowodworskie Centrum Usług Wspólnych,
• Dyrektorze – rozumie się przez to Dyrektora Nowodworskiego Centrum Usług Wspólnych,
• głównym księgowym – rozumie się przez to głównego księgowego Nowodworskiego Centrum Usług Wspólnych,
• Kierowniku – rozumie się przez to Kierownika Biura,
• pracowniku – rozumie się przez to osobę zatrudnioną w Nowodworskim Centrum Usług Wspólnych,
• komórce organizacyjnej – rozumie się przez to Biuro NCUW i samodzielne stanowiska,
• Regulaminie – rozumie się przez to Regulamin organizacyjny Nowodworskiego Centrum Usług Wspólnych,
• Statucie – rozumie się przez to Statut Nowodworskiego Centrum Usług Wspólnych.
• 3. Podstawy prawne i przedmiot działania NCUW określa Statut.
• 4. NCUW przy realizacji powierzonych zadań, w szczególności przy prowadzeniu wspólnej obsługi administracyjnej, finansowej, informatycznej i organizacyjnej współdziała z jednostkami obsługiwanymi.
• 5. NCUW przy prowadzeniu wspólnej obsługi dla jednostek obsługiwanych nie może naruszać autonomii obsługiwanych jednostek ani kompetencji dyrektorów tych jednostek w granicach ustalonych przepisami prawa, w tym kompetencji dyrektorów do dysponowania środkami publicznymi oraz zaciągania zobowiązań, a także sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie.
• 6. NCUW ma prawo żądania od jednostek obsługiwanych informacji oraz wglądu w dokumentację w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań w ramach wspólnej obsługi tych jednostek.
• 7. Jednostki obsługiwane mają prawo żądania od NCUW informacji oraz wglądu w dokumentację w zakresie zadań wykonywanych przez jednostkę obsługującą w ramach wspólnej obsługi.
• 8. NCUW jest uprawnione do przetwarzania danych osobowych przez jednostki obsługiwane w zakresie i celu niezbędnym do wykonywania zadań w ramach wspólnej obsługi tych jednostek.

Kierownictwo NCUW

• 9. 1. Pracą NCUW kieruje Dyrektor, przy pomocy głównego księgowego i Kierowników, którzy podlegają bezpośrednio Dyrektorowi.

2. Główny księgowy prowadzi gospodarkę finansową NCUW i jest za nią odpowiedzialny.
3. Dyrektor kieruje ewakuacją pracowników oraz osób obecnych w NCUW w sytuacjach zagrożenia.
4. Kierownicy są upoważnieni do podpisywania, na podstawie pełnomocnictwa bądź upoważnienia udzielonego przez Burmistrza lub Dyrektora, dokumentów.

• 10. 1. Dyrektor odpowiada za realizację zadań NCUW.

2. Do zadań Dyrektora należy w szczególności:

• kierowanie bieżącą działalnością NCUW i reprezentowanie go na zewnątrz, w tym składnie oświadczeń woli w sprawach majątkowych w zakresie działalności NCUW,
• organizowanie pracy i zapewnienie prawidłowego funkcjonowania NCUW,
• nadzór nad wykonywaniem zadań określonych w ustawach, Statucie oraz zleconych na podstawie udzielonych upoważnień lub pełnomocnictw przez właściwe organy,
• prowadzenie polityki kadrowej NCUW (zatrudnienie, zwalnianie),
• gospodarowanie przekazanym mieniem komunalnym oraz środkami finansowymi, kierując się efektywnością ich wykorzystania na zasadach określonych obowiązującymi przepisami prawa,
• dokonywanie czynności prawnych oraz zaciąganie zobowiązań w zakresie określonym w pełnomocnictwach,
• wykonywanie zadań w sprawach przewidzianych ustawami na podstawie upoważnień udzielonych przez Burmistrza,
• ustalenie zakresów działania komórek organizacyjnych NCUW oraz zadań wynikających z planów i przedsięwzięć,
• wydawanie zarządzeń, upoważnień, instrukcji i regulaminów zgodnie z zakresem działania,
• zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej,
• wnioskowanie o zabezpieczenie środków finansowych na realizację zadań NCUW oraz składanie informacji z ich wykorzystania,
• planowanie i wykonanie budżetu,
• sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań w NCUW, w tym nad prowadzoną gospodarką finansową,
• zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki,
• dokonywanie okresowej oceny pracy pracowników,
• organizowanie i sprawowanie nadzoru nad przeprowadzaniem inwentaryzacji,
• gospodarowanie środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,

3. Dyrektor sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą:

• głównego księgowego,
• Biura Organizacji i Kadr,
• Biura Informatyki,
• Biura Systemów Dziedzinowych,
• Inspektora Ochrony Danych.

4. Podczas nieobecności, Dyrektor NCUW zastępuje wyznaczony pracownik w zakresie określonym w upoważnieniu.

• 11. 1. Główny księgowy organizuje i nadzoruje bieżącą działalność finansową NCUW oraz wykonuje zadania związane z prowadzeniem rachunkowości NCUW.

2. NCUW zapewnia realizację zadań głównego księgowego dla:

• Szkoły Podstawowej Nr 1 im. Świętego Jana Pawła II w Nowym Dworze Mazowieckim;
• Publicznego Przedszkola Nr 1 w Nowym Dworze Mazowieckim;
• Publicznego Przedszkola Nr 3 w Nowym Dworze Mazowieckim;
• Szkoły Podstawowej Nr 5 im. Janusza Kusocińskiego w Nowym Dworze Mazowieckim;
• Zespołu Szkolno-Przedszkolnego Nr 1 w Nowym Dworze Mazowieckim;
• Zespołu Szkół Nr 2 w Nowym Dworze Mazowieckim;
• Zespołu Szkolno-Przedszkolnego Nr 3 w Nowym Dworze Mazowieckim;
• Zespołu Szkolno-Przedszkolnego Nr 4 w Nowym Dworze Mazowieckim;
• Miejskiego Żłobka Nr 1 w Nowym Dworze Mazowieckim;
• Nowodworskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji.

3. Do zadań głównego księgowego NCUW należy w szczególności:

• organizacja i nadzór nad bieżącą działalnością finansową NCUW,
• nadzór nad pracownikami Biura Księgowości, w tym dokonywanie podziału obowiązków oraz nadzorowanie ich wykonania,
• prowadzenie całości spraw związanych z rachunkowością NCUW i jednostek obsługiwanych, zobowiązaniami podatkowymi, ubezpieczeniami i płacami,
• wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,
• dokonywanie wstępnej kontroli:

1. zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
2. kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych
   i finansowych,

• opracowywanie projektów budżetu NCUW i wraz z informacją opisową,
• prowadzenie ewidencji księgowej i gospodarki finansowej NCUW i jednostek obsługiwanych zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz polityką finansową Miasta,
• sporządzanie zmian do planu budżetu wraz z ich uzasadnieniem dla NCUW,
• opracowywanie sprawozdań finansowych z wykonywania budżetu NCUW i jednostek obsługiwanych, rocznego bilansu, dokonywanie niezbędnych zmian w tych planach, planu finansowego dla NCUW i czuwanie nad nieprzekroczeniem wydatków w paragrafach oraz zapewnienie wypłacalności wobec kontrahentów,
• kontrasygnowanie oświadczeń woli mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych. Opiniowanie projektów i programów NCUW i jednostek obsługiwanych oraz zarządzeń Dyrektora w sprawach dotyczących zobowiązań finansowych,
• współpraca ze Skarbnikiem Miasta i dyrektorami jednostek obsługiwanych,
• prowadzenie księgowości budżetowej i gospodarki finansowej zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• nadzór nad gospodarowaniem środkami budżetowymi NCUW i jednostek obsługiwanych, a w szczególności nad przestrzeganiem dyscypliny finansów publicznych,
• terminowe informowanie organu prowadzącego o brakach w budżecie,
• występowanie do właściwych organów z zapotrzebowaniem na środki finansowe,
• opracowywanie zakładowego planu kont zgodnie z aktualnymi rozporządzeniami finansowymi i przedkładanie do zatwierdzenia Dyrektorowi,
• nadzór nad rozliczaniem płac pracowników NCUW i jednostek obsługiwanych,
• opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez Dyrektora, dotyczących prowadzenia rachunkowości,
• nadzór nad prowadzeniem dokumentacji związanej z zawieraniem przez NCUW i jednostki obsługiwane umów zleceń i umów o dzieło oraz nad prowadzeniem rejestru tych umów,
• wnioskowanie o zabezpieczenie środków finansowych na realizację zadań NCUW i jednostek obsługiwanych oraz składanie informacji z ich wykorzystania,
• nadzorowanie prawidłowego obiegu, ewidencji i przechowywania dokumentów księgowych,
• przygotowanie, sporządzanie i rozliczanie dokumentacji inwentaryzacyjnej NCUW i jednostek obsługiwanych,
• składanie wniosków do Dyrektora o przeszeregowanie, nagradzanie albo karanie podległych pracowników,
• współudział w realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w zakresie objętym działaniem stanowiska pracy,
• sprawowanie kontroli zarządczej w zakresie powierzonych zadań.

4. W razie nieobecności głównego księgowego jego obowiązki wykonuje pracownik upoważniony przez Dyrektora.

Ogólne zasady organizacji NCUW

• 12. 1. W celu sprawnej realizacji zadań statutowych NCUW wyodrębniono następujące podstawowe komórki organizacyjne:
• Dyrektor,
• Biuro Organizacji i Kadr,
• Biuro Księgowości,
• Biuro Informatyki,
• Biuro Systemów Dziedzinowych,
• Inspektor Ochrony Danych,

2. Dyrektor NCUW może tworzyć zespoły będące odrębnymi komórkami organizacyjnymi lub działającymi w ramach Biur.
3. Pracą Biura kieruje Kierownik.
4. Zakres wykonywanych zadań oraz zasady podziału czynności i indywidualnej odpowiedzialności zostały określone w zakresach czynności pracowników, udzielonych upoważnieniach oraz pełnomocnictwach oraz wynikają z przepisów prawa.

• 13. 1. Strukturę organizacyjną NCUW przedstawia Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
• 14. 1. Kierownik ponosi odpowiedzialność za należytą organizację pracy, prawidłowe, sprawne i terminowe wykonywanie zadań, przestrzeganie przepisów prawa w zakresie realizacji zadań oraz przestrzeganie porządku i dyscypliny przez pracowników.

2. Do zadań Kierownika w szczególności należy:

• podejmowanie działań i prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań statutowych NCUW w celu zapewnienia właściwej i terminowej realizacji powierzonych obowiązków,
• realizowanie zadań zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
• nadzór nad terminowym i rzetelnym realizowaniem zadań w powierzonym zakresie, w tym spraw interesantów,
• udzielanie podległym pracownikom instruktażu o charakterze merytorycznym i formalno-prawnym w zakresie zadań realizowanych przez NCUW,
• badanie efektywności pracy podległych pracowników,
• dokonywanie oceny pracy podległych pracowników oraz kontrola wykonywania zaleceń z nich wynikających,
• składanie wniosków do Dyrektora o przeszeregowanie, nagradzanie albo karanie podległych pracowników,
• nadzór nad przestrzeganiem przez podległych pracowników dyscypliny pracy, porządku i zasad bhp oraz obowiązujących przepisów prawnych i organizacyjnych NCUW, inicjowanie i prezentowanie rozwiązań i działań dotyczących organizacji pracy,
• akceptacja wniosków urlopowych pracowników i organizowanie zastępstwa,
• wstępne załatwianie skargi wniosków interesantów,
• bieżące współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi NCUW i instytucjami zewnętrznymi,
• sprawowanie kontroli zarządczej w zakresie powierzonych zadań,
• rozpatrywanie skarg, wniosków i interpelacji według właściwości,
• realizowanie zarządzeń Dyrektora,
• terminowe przygotowywanie materiałów oraz projektów odpowiedzi na zapytania z zakresu informacji publicznej,
• informowanie Dyrektora o zdarzeniach, które mogą być powodem braku równowagi budżetowej.

• 15. 1. Pracownicy wykonują zadania zgodnie z przyjętymi przez nich zakresami czynności opracowywanymi przez bezpośrednich przełożonych i zatwierdzonych przez Dyrektora.

2. Zakresy czynności pracownicy otrzymują wraz z umową o pracę, a ich kopie przechowywane są w aktach osobowych pracownika.
3. Zakresy czynności powinny zawierać w swej treści obowiązki, uprawnienia i zakres odpowiedzialności pracownika.

Zadania podstawowych komórek organizacyjnych

• 16. Do wspólnych zadań podstawowych komórek organizacyjnych NCUW należy w szczególności:
• właściwa i terminowa realizacja zadań,
• opracowywanie propozycji do projektu planu finansowego NCUW, w części dotyczącej zakresu działania,
• opracowywanie okresowych raportów o potrzebach związanych z prawidłową realizacją zadań,
• opracowywanie sprawozdań i analiz z działalności komórki organizacyjnej zgodnie z harmonogramem,
• przygotowywanie okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań,
• inicjowanie nowych rozwiązań służących podwyższeniu jakości realizowanych usług i obsługi klientów,
• współpraca z odpowiednimi komórkami organizacyjnymi i jednostkami obsługiwanymi, w zakresie koordynacji działań dotyczących funkcjonowania NCUW jako całości,
• sprawowanie nadzoru nad prawidłowym i zgodnym z przeznaczeniem użytkowaniem mienia i sprzętu,
• planowanie i gospodarowanie środkami finansowymi przewidzianymi w budżecie NCUW, współpraca w tym zakresie z głównym księgowym,
• rozpatrywanie skarg, wniosków i interpelacji według właściwości,
• terminowe przygotowywanie materiałów oraz projektów odpowiedzi na zapytania z zakresu informacji publicznej,
• informowanie bezpośredniego przełożonego i Dyrektora o zdarzeniach, które mogą być powodem braku równowagi budżetowej,
• współdziałanie z właściwymi organami administracji rządowej, samorządowej i organizacjami społeczno-politycznymi na terenie Miasta,
• realizacja zamówień publicznych, w stosunku do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych,
• udział w wykonywaniu zadań związanych z bezpieczeństwem danych osobowych oraz ochroną informacji niejawnych,
• przygotowywanie dokumentacji do archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• systematyczne podnoszenie swoich kwalifikacji w zakresie wykonywanej pracy w szczególności poprzez udział w szkoleniach i samokształceniu,
• sprawowanie kontroli zarządczej w zakresie powierzonych zadań,
• realizowanie zarządzeń Dyrektora,
• przygotowywanie projektów dokumentów w sprawach objętych zakresem działania NCUW:

1. umów i porozumień,
2. odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,
3. odpowiedzi na skargi i wnioski,

• 17. 1. Do podstawowych zadań Biura Organizacji i Kadr należy w szczególności:
• zatrudnianie i zwalnianie pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• prowadzenie spraw osobowych pracowników,
• prowadzenie spraw pracowników dotyczących zgłoszeń:
  1. do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,
  2. członków rodzin pracowników do ubezpieczeń zdrowotnych,
  3. wyrejestrowania z ubezpieczeń pracowników zwolnionych z pracy,

oraz bieżąca aktualizacja bazy danych w tym zakresie,

• przygotowywanie dokumentów związanych ze zmianą wynagrodzenia pracowników,
• opracowywanie dokumentacji związanej z:
  1. dodatkowym wynagrodzeniem rocznym pracowników,
  2. przygotowaniem nagród jubileuszowych i innych nagród,
• wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu wg potrzeb pracowników,
• prowadzenie dokumentacji i spraw związanych z odbywaniem praktyk szkolnych i studenckich,
• współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie realizacji zawartych umów,
• prowadzenie spraw z zakresu kształcenia, doskonalenia zawodowego i szkoleń pracowników NCUW,
• prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników NCUW,
• prowadzenie spraw związanych z okresową oceną kwalifikacyjną pracowników NCUW,
• prowadzenie dokumentacji w zakresie ryczałtów samochodowych,
• przygotowywanie zakresów czynności Kierownikom, głównemu księgowemu oraz pracownikom na samodzielnych stanowiskach,
• opracowywanie i aktualizacja regulaminów związanych z funkcjonowaniem NCUW takich jak:
  1. regulamin organizacyjny,
  2. regulamin pracy,
  3. regulamin wynagradzania,
  4. regulamin okresowych ocen kwalifikacyjnych,
  5. regulamin podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
  6. regulamin naboru na wolne stanowiska urzędnicze,
  7. regulamin przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę,
  8. Kodeks Dobrej Administracji,
  9. Regulamin przyznania nagród,
  10. Regulamin zarządzania ryzykiem,

oraz innych procedur wynikających z Biura Organizacji i Kadr,

• Opracowanie procedur i dokumentów niezbędnych do właściwej realizacji kontroli zarządczej w NCUW,
• przygotowanie sprawozdań z zakresu prowadzonych spraw,
• przygotowywanie danych do planu finansowego w zakresie spraw dotyczących zatrudniania,
• kontrola dyscypliny pracy,
• współudział w realizacji projektów współfinansowanych ze środków UE w zakresie objętym działaniem stanowiska pracy,
• wystawianie pracownikom skierowań na badania wstępne, okresowe i kontrolne,
• prowadzenie sekretariatu,
• realizacja zadań związanych ze sprawnym obiegiem dokumentów,
• przyjmowanie interesantów, pracowników NCUW i gości oraz udzielanie im informacji,
• nadzór nad prowadzeniem rejestrów wyjść pracowników w godzinach pracy,
• nadzorowanie prawidłowego funkcjonowania bieżących dostaw do NCUW energii elektrycznej, energii cieplnej, dostawy wody oraz odprowadzania ścieków i wywozu śmieci,
• zabezpieczenie potrzeb NCUW w zakresie wyposażenia w urządzenia techniczne, materiały biurowe i sprzęt biurowy,
• prowadzenie gospodarki materiałowo-magazynowej,
• likwidacja majątku wycofanego z użycia,
• prowadzenie archiwum zakładowego,
• prowadzenie dziennika korespondencji przychodzącej i wychodzącej w NCUW,
• planowanie, organizowanie i prowadzenie postępowań w zakresie zamówień publicznych,
• prowadzenie Rejestru skarg i wniosków.
• Obsługa Elektronicznej Skrzynki Podawczej ePUAP.
• prowadzenie dokumentacji wynagrodzeń osobowych przy pomocy programu płacowego dla pracowników NCUW,
• przygotowywanie przelewów wynagrodzeń zgodnie ze stosownym upoważnieniem,
• sporządzanie list płac comiesięcznych wynagrodzeń oraz innych list dodatkowych dla pracowników NCUW,
• sporządzanie kart wynagrodzeń pracowników i zleceniobiorców NCUW,
• sporządzanie umów zleceń i umów o dzieło dla NCUW,
• terminowe potrącanie z wynagrodzeń pracowników NCUW bądź zleceniobiorców należności komorniczych, sądowych, należnych składek, itp.
• naliczanie i przekazywanie za każdy miesiąc składek na ubezpieczenie społeczne, składek na ubezpieczenie zdrowotne, składek na fundusz pracy, składki wypadkowej oraz sporządzanie deklaracji RCA, RZA, RSA, DRA,
• obsługa kadrowa, finansowa, naliczania oraz sprawozdawczość Pracowniczych Planów Kapitałowych.
• naliczanie miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, sporządzanie deklaracji dla Urzędu Skarbowego i informacji podatkowych dla pracowników NCUW,
• dokonywanie rocznego obliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych od dochodu uzyskanego przez pracowników, którzy złożą odpowiednie oświadczenia,
• sporządzanie rocznych rozliczeń podatkowych /PIT-y/ dla pracowników NCUW, terminowe ich przekazywanie pracownikom NCUW i Urzędom Skarbowym,
• sporządzanie rocznego rozliczenia podatkowego PIT 4R – zakład pracy i terminowe  przekazywanie do Urzędu Skarbowego,
• tworzenie zestawień zbiorczych z list płac oraz zestawień księgowania,
• terminowe przekazywanie do ZUS imiennych raportów miesięcznych z wypłat i imiennych raportów korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów do ZUS-u online za pośrednictwem programu „Płatnik”,
• sporządzenie rocznego druku ZUS IWA stanowiącego podstawę do wyliczenia przez ZUS stopy procentowej (składki wypadkowej),
• obliczanie wynagrodzenia chorobowego, zasiłków z tytułu choroby i macierzyństwa, zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych i innych (sporządzanie stosownej dokumentacji),
• wypisywanie zaświadczeń o wynagrodzeniu dla odpowiednich urzędów i pracowników NCUW,
• dokumentowanie dla ZUS przychodów pracowników NCUW w związku z przejściem na rentę lub emeryturę,
• przygotowywanie danych niezbędnych do sporządzenia miesięcznych, kwartalnych i rocznych sprawozdań dotyczących spraw płacowych (SIO, GUS i inne),
• sporządzanie rocznych dokumentów IMIR,
• archiwizacja dokumentów płacowych pracowników NCUW.

2. Do podstawowych zadań Biura Księgowości należy w szczególności:

• prowadzenie księgowości i rachunkowości w placówkach obsługiwanych przez NCUW,
• prowadzenie gospodarki finansowej w placówkach obsługiwanych przez NCUW,
• sporządzanie sprawozdań GUS, kontrolowanie deklaracji ZUS, przygotowywanie danych do sprawozdań do SIO,
• sporządzanie comiesięcznych plików JPK_V7M wraz z rejestrem sprzedaży i zakupów, składanie ich w podsystemie e-portal, a także składanie ewentualnych korekt,
• bieżąca ewidencja księgowa operacji pieniężnych dokonywanych na rachunkach bankowych,
• ewidencja i sporządzanie sprawozdań budżetowych miesięcznych, kwartalnych i rocznych,
• kontrola wydatków w jednostkach obsługiwanych w odniesieniu do planu finansowego i klasyfikacji budżetowej,
• sprawdzanie dokumentów finansowo-księgowych pod względem formalno-rachunkowym, w tym także zgodności z klasyfikacją budżetową,
• inwentaryzacja składników majątkowych zgodnie z przyjętą komisją inwentaryzacyjną,
• sporządzanie kalkulacji wynikowej kosztów oraz sprawozdawczości finansowej,
• wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie ze stosownym upoważnieniem i przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu, gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi, będącymi w dyspozycji jednostek obsługiwanych przez NCUW,
• przestrzeganie zasad i terminowości rozliczeń pieniężnych,
• współpraca z pracownikami jednostek obsługiwanych i NCUW w ramach rozliczania inwentaryzacji,
• wsparcie decyzyjne Dyrektora NCUW, Głównego księgowego NCUW w zakresie optymalnych rozwiązań finansowo – księgowych,
• archiwizacja dokumentów księgowych,
• wykorzystywanie, w zakresie wykonywanych zadań, programów komputerowych według zasad określonych przepisami prawa,
• sporządzanie informacji opisowych z działalności placówki (półroczne i roczne),
• prowadzenie dokumentacji wynagrodzeń osobowych przy pomocy programu płacowego,
• przygotowywanie przelewów wynagrodzeń zgodnie ze stosownym upoważnieniem,
• sporządzanie list płac comiesięcznych wynagrodzeń oraz innych list dodatkowych,
• sporządzanie kart wynagrodzeń pracowników i zleceniobiorców jednostek obsługiwanych przez NCUW,
• terminowe potrącanie z wynagrodzeń pracowników jednostek obsługiwanych przez NCUW bądź zleceniobiorców należności komorniczych, sądowych, należnych składek, itp.
• naliczanie i przekazywanie za każdy miesiąc składek na ubezpieczenie społeczne, składek na ubezpieczenie zdrowotne, składek na fundusz pracy, składki wypadkowej oraz sporządzanie deklaracji RCA, RZA, RSA, DRA,
• obsługa finansowa, naliczania oraz sprawozdawczość Pracowniczych Planów Kapitałowych.
• naliczanie miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, sporządzanie deklaracji dla Urzędu Skarbowego i informacji podatkowych dla pracowników,
• dokonywanie rocznego obliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych od dochodu uzyskanego przez pracowników, którzy złożą odpowiednie oświadczenia,
• sporządzanie rocznych rozliczeń podatkowych /PIT-y/ dla pracowników, terminowe ich przekazywanie pracownikom i Urzędom Skarbowym,
• sporządzanie rocznego rozliczenia podatkowego PIT 4R – zakład pracy i terminowe przekazywanie do Urzędu Skarbowego,
• tworzenie zestawień zbiorczych z list płac oraz zestawień księgowania,
• terminowe przekazywanie do ZUS imiennych raportów miesięcznych z wypłat i imiennych raportów korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów do ZUS-u online za pośrednictwem programu „Płatnik”,
• sporządzenie rocznego druku ZUS IWA stanowiącego podstawę do wyliczenia przez ZUS stopy procentowej (składki wypadkowej),
• obliczanie wynagrodzenia chorobowego, zasiłków z tytułu choroby i macierzyństwa, zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych i innych (sporządzanie stosownej dokumentacji),
• wypisywanie zaświadczeń o wynagrodzeniu dla odpowiednich urzędów i pracowników,
• dokumentowanie dla ZUS przychodów pracowników w związku z przejściem na rentę lub emeryturę,
• przygotowywanie danych niezbędnych do sporządzenia miesięcznych, kwartalnych i rocznych sprawozdań dotyczących spraw płacowych (SIO, GUS i inne),
• sporządzanie rocznych dokumentów IMIR,
• przekazywanie danych do programu Jednorazowy dodatek uzupełniający (Artykuł30) niezbędny JST do wyliczenia w wysokości nauczycielskich dodatków uzupełniających,
• archiwizacja dokumentów płacowych,
• współpraca z Dyrektorem jednostki obsługiwanej w zakresie przygotowywania projektów planów finansowych danej jednostki oraz projektów decyzji ws. wprowadzenia zmian w tym planie
• współpracowanie z Głównym księgowym przy projektowaniu rocznych planów finansowych NCUW oraz udzielenie informacji dyrektorom  jednostek obsługiwanych niezbędnych do przygotowania przez nich  projektów planów finansowych,
• prowadzenie spraw socjalnych pracowników NCUW oraz osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
• opracowanie i aktualizacja Regulaminu Gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych NCUW.

3. Do podstawowych zadań Biura Informatyki należy w szczególności:

• zapewnienie prawidłowego działania sprzętu serwerowego, planowanie konserwacji i serwisowania,
• zapewnienie prawidłowego działania serwerowych systemów operacyjnych (na serwerach fizycznych i wirtualnych),
• zarządzanie licencjami systemów serwerowych Zapewnienie ich legalności,
• prowadzenie ewidencji systemów serwerowych oraz licencji,
• zarządzanie bazami danych,
• zarządzanie aplikacjami na serwerach – instalacja, aktualizacja, konfiguracja, nadawanie uprawnień,
• zapewnienie prawidłowego działania systemów pamięci masowej,
• zarządzanie kopiami bezpieczeństwa,
• zapewnienie prawidłowego działania systemu zasilania awaryjnego serwerowni,
• zarządzanie certyfikatami kwalifikowanymi użytkowników,
• zarządzanie serwerem poczty mail – zakładanie kont, konfiguracja aliasów,
• zarządzanie domenami- rejestracja, konfiguracja adresów serwerów,
• zarządzanie telefonią VOIP,
• zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami w Active Directory,
• zarządzanie uprawnieniami użytkowników aplikacji sieciowych,
• zarządzanie kontami i uprawnieniami użytkowników zdalnych,
• świadczenie zdalnej usługi wsparcia dla użytkowników,
• zarządzanie systemem do obsługi dofinansowań do biletów Kolei Mazowieckich dla mieszkańców miasta,
• zarządzanie witryną do głosowania na projekty w Budżecie Obywatelskim,
• prowadzenie systemu Helpdesk,
• świadczenie bieżącej pomocy użytkownikom zdalnie oraz w miejscu instalacji sprzętu,
• zarządzanie sprzętem drukującym – zapewnienie serwisu, konfiguracja, instalacja lokalnych i sieciowych drukarek,
• zarządzanie sprzętem klienckim – instalacja, konfiguracja, rozbudowa, serwisowanie komputerów i urządzeń peryferyjnych,
• zapewnienie prawidłowości działania systemów operacyjnych i oprogramowania użytkowego na komputerach użytkowników,
• prowadzenie ewidencji sprzętu i licencji,
• zarządzanie infrastrukturą sieci. Konserwacja i planowanie rozbudowy części pasywnej,
• zarządzanie i planowanie rozbudowy sieci logicznej LAN i MAN,
• zapewnienie prawidłowości działania sieciowych urządzeń aktywnych – konfiguracja VLAN, VPN. Monitorowanie wydajności i strojenie sieci,
• zarządzanie bezpieczeństwem sieci,
• konfiguracja urządzeń i aplikacji zapewniających bezpieczeństwo sieci LAN i MAN,
• monitorowanie bezpieczeństwa sieci.

4. Do podstawowych zadań Biura Systemów Dziedzinowych należy w szczególności:

• Koordynacja wdrażania, bieżącego funkcjonowania zintegrowanego systemu dziedzinowego;
• Współpraca z dostawcą oprogramowania dziedzinowego w zakresie aktualizacji systemów;
• Projektowanie rozwoju systemów dziedzinowych;
• Kontrola i usprawnianie procesów elektronicznego obiegu dokumentów finansowych;
• Organizacja i koordynacja szkoleń dla użytkowników systemów dziedzinowych;
• Wsparcie użytkowników systemów dziedzinowych w zakresie bieżącego funkcjonowania;
• Kontakt z dostawcą oprogramowania dziedzinowego w sytuacjach wystąpienia istotnych błędów lub problemów w danych modułach systemów;
• Identyfikowanie i rozwiązywanie problemów, które mogą mieć wpływ na zakres działania systemów dziedzinowych;
• Nadawanie uprawnień użytkownikom systemów dziedzinowych w poszczególnych modułach;
• Udzielanie instruktażu i wsparcia użytkownikom systemów dziedzinowych w zakresie funkcjonowania modułów finansowo – księgowych;
• Opracowywanie propozycji regulacji wewnętrznych i procesów związanych z wdrażaniem i funkcjonowaniem systemów dziedzinowych;
• Utrzymywanie bieżącego kontaktu z dostawcą oprogramowania dziedzinowego w zakresie asysty technicznej
• Nadzór nad prawidłową realizacją umów, których przedmiotem jest wdrożenie, działanie lub utrzymanie systemów dziedzinowych.

5. Do podstawowych zadań Inspektora Ochrony Danych należy w szczególności:

• informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy RODO oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie;
• monitorowanie przestrzegania RODO, innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty;
• udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35 RODO;
• współpraca z organem nadzorczym;
• pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36 RODO, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach.

Zasady załatwiania indywidualnych spraw obywateli, skarg i wniosków

• 18. 1. Zasady postępowania w sprawach wnoszonych przez obywateli oraz terminy ich załatwiania określa kodeks postępowania administracyjnego.

2. Wniesione sprawy są ewidencjonowane w rejestrach spraw.

• 19. Pracownicy są zobowiązani do sprawnego, sumiennego, terminowego i bezstronnego załatwiania indywidualnych spraw obywateli, kierując się przepisami prawa, a w szczególności do:
• sumienne wykonywanie powierzonych czynności zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, posiadaną wiedzą specjalistyczną oraz poleceniami przełożonego,
• przestrzeganie tajemnicy służbowej oraz zachowanie w tajemnicy informacji uzyskanych podczas przetwarzania danych osobowych w systemach informatycznych, kartotekach, skorowidzach, księgach, wykazach i innych zbiorach ewidencyjnych – także po ustaniu zatrudnienia,
• przedkładanie spraw do kontroli przełożonym lub organom do tego uprawnionym, składanie w tym zakresie wyjaśnień i dodatkowych informacji,
• efektywne wykorzystanie czasu pracy na wykonywanie obowiązków służbowych,
• niezwłoczne wykonywanie doraźnych zadań zleconych przez Dyrektora lub bezpośredniego przełożonego,
• przestrzeganie ustalonego w NCUW czasu pracy,
• dbałość o dobro NCUW, ochronę mienia służbowego i używanie go wyłącznie z jego przeznaczeniem,
• dbanie o godny wizerunek NCUW i przestrzeganie zasad etyki zawodowej,
• udzielanie pomocy współpracownikom,
• dbałość o dobrą współpracę i wymianę informacji ze wszystkimi pracownikami NCUW,
• podnoszenie kwalifikacji zawodowych oraz uzupełnianie wiadomości fachowych i wykorzystanie ich podczas wykonywania pracy.
• 20. 1. Merytoryczne rozpatrywanie spraw należy do pracownika, właściwego ze względu na przedmiot sprawy.
• Rozpatrywanie skarg i wniosków, dotyczących działania NCUW i pracowników, należy do Dyrektora.
• Rozpatrywanie spraw odbywa się w terminach, o których mowa w Kodeksie postępowania administracyjnego.

• 21. 1. Przyjęcia interesantów odbywają się w siedzibie Nowodworskiego Centrum Usług Wspólnych.

2. Dyrektor przyjmuje interesantów w sprawach skarg, wniosków w poniedziałki od godz. 12.00 do 15.30, po wcześniejszym umówieniu się.

• 22. 1. Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie lub za pomocą poczty elektronicznej oraz ustnie do protokołu.

2. Przekazaną do załatwienia skargę lub wniosek przekazuje się Kierownikowi, który winien niezwłocznie dokonać ich rozpatrzenia.
3. Odpowiedź na skargę lub wniosek podpisuje Dyrektor lub upoważniona przez niego osoba.
4. Wnioski i skargi skierowane do NCUW podlegają wpisowi do rejestru. Rejestr zawiera następujące pozycje:

• nr porządkowy,
• data wpisu,
• imię i nazwisko interesanta,
• skrócona treść wniosku lub skargi,
• imię i nazwisko osoby załatwiającej,
• sposób i datę załatwienia.

5. Rejestr skarg prowadzi Biuro Organizacji i Kadr.

Kontrola wewnętrzna

• 23. 1. Celem kontroli wewnętrznej jest zapewnienie właściwej działalności NCUW, terminowego i zgodnego z przepisami załatwiania spraw i niedopuszczenie do nadużyć i strat.

2. Kontrolę sprawują:

• Dyrektor – w stosunku do wszystkich pracowników NCUW,
• główny księgowy – w zakresie działalności finansowej,
• Kierownik – w stosunku do podległych pracowników,
• pracownicy upoważnieni przez Dyrektora we wskazanym zakresie.

3. Działalność kontrolna prowadzona jest na podstawie obowiązujących przepisów.

• 24. Kontrola obejmuje w szczególności:
• wykonywanie zadań planowych,
• przestrzeganie terminów oraz poprawności merytorycznej załatwianych spraw,
• przestrzeganie aktualnych przepisów prawnych w zakresie działalności NCUW.

Kontrola zarządcza

• 25. 1. W NCUW funkcjonuje kontrola zarządcza, która stanowi ogół działań zmierzających do realizacji celów i zadań, podejmowanych w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Szczegółowe wytyczne dotyczące zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej określa Dyrektor odrębnym zarządzeniem.

Postanowienia końcowe

• 26. Sprawy nieuregulowane Regulaminem, a dotyczące funkcjonowania NCUW ustala Dyrektor zarządzeniami.
• 27. Zmiana Regulaminu może nastąpić w drodze zarządzenia Dyrektora.

                                                                            D y r e k t o r

(-)Mariusz Ziółkowski